Aloitetoiminta – määritelmä ja parhaat käytännöt

Päivitetty vuodelle 2023.

Yksinkertaisimmat, mutta samalla parhaat ideat toiminnan kehittämiseksi tulevat usein ruohonjuuritasolta eli niiltä, jotka ovat erilaisten ongelmakohtien kanssa tekemisissä päivittäin omassa työssään.

Jotta koko organisaation osaaminen ja potentiaali saataisiin mahdollisimman hyvin esiin, aloitteiden tekemisen ei tule olla vain kehityksestä ja innovaatioista vastaavien johtajien agendoilla, vaan jokaisen työntekijän vastuu ja vapaus.

Aloitetoiminnan määritelmä

Aloite tarkoittaa ongelman osoittamista, ja ratkaisun ehdottamista kyseiseen pulmaan. Teoriassa olennaista olisi antaa konkreettinen parannusehdotus, mutta käytännössä ongelmakohdan ja sen merkityksen osoittaminen on usein ratkaisuehdotusta huomattavasti tärkeämpää.

Aloite on sellainen idea, jota työntekijän ei välttämättä varsinaisten työtehtäviensä puitteissa voida olettaa tekevän. Näin ollen aloitteellisuus on ikään kuin ylimääräistä aktiivisuuden osoittamista.

Aloitetoiminta on puolestaan tällaisten ehdotusten systemaattista keräämistä ja kehittämistä aina toteutukseen asti.

Prosessin elinvoimaisuuden kannalta olennaista on rohkaista työntekijöitä tuomaan esiin rakentavia ideoita organisaation toiminnan kehittämiseksi. Etukäteen määritellyillä toimitavoilla kehittämisehdotukset voidaan tehokkaasti ohjata uusiksi innovaatioiksi, sekä laajemmin yrityksen hyödyksi.

Vanhakantainen tapa on käyttää postilaatikkoa muistuttavaa aloitelaatikkoa tai esimerkiksi tussitaulua ideoiden keräämiseen. Seuraava askel on perinteisesti ollut annettujen ehdotusten vieminen aloitetoimikuntaan tai muuhun vastaavan paikkaan punnittavaksi, josta parhaat aloitteet on edelleen ohjattu toteutettaviksi. Nykyaikainen aloitetoiminta sen sijaan hoidetaan pitkälti digitaalisesti.

Englanniksi aloitetoiminnasta käytetään termiä "idea management". On kuitenkin hyvä ymmärtää että Suomessa aloitetoiminta viittaa useimmiten hieman suppeampaan, lakisääteiseen toimintaan, kun taas englanninkielinen ideoidenhallinnan käsite kuvaa konseptia laajemmin.

Aloitetoiminta on vakiinnuttanut asemansa

Varsinkin teollisuudessa aloitetoiminta on yleisesti vakiinnuttanut asemansa työntekijöiden käytännöllisten parannusehdotusten kuulemisen tapana. Toisaalta tietotyössä aloitetoiminta voi tuoda esiin merkittäviä, luonteeltaan strategisempia kehitysideoita.

Toimiipa yritys millä alalta tahansa, laki yhteistoiminnasta yrityksissä sisältää maininnan aloitetoiminnasta. Sen mukaan niin työnantaja kuin rivityöntekijäkin voi tehdä neuvottelualoitteen sopiakseen aloitetoiminnan säännöistä. Lain tavoitteisiin kuuluu yhdessä kehittää yrityksen toimintaa ja työntekijöiden vaikutusmahdollisuuksia.

Aloitetoiminnan hyödyt liiketoiminnalle

Aloitteen tekijän motiivi voi olla oman työn helpottaminen, osaamisensa näyttäminen urakehityksen vauhdittamiseksi tai koko yrityksen menestyksen parantaminen. Luonnollisesti nämä kulkevat käsi kädessä: vaikka taka-ajatuksena olisikin oma etu, aktiivisuudesta hyötyy yleensä myös organisaatio laajemmin.

Suomen aloitteellisimmissa yrityksissä jokainen työntekijä tekee keskimäärin 15 aloitetta vuodessa.

Aloitteiden määrä ei kuitenkaan ole mikään itseisarvo, sillä myös niiden luonne vaikuttaa lopputulokseen. Keskisuurissa ja suurissa organisaatioissa parhaiden aloitteiden kohdalla puhutaan helposti miljoonien eurojen hyödyistä per aloite. Luonnollisesti suurin osa ideoista ei pääse aivan tähän suuruusluokkaan, mutta mikäli organisaatio toteuttaa vuosittain satoja tai tuhansia aloitteita, kuten esimerkiksi eräät Viiman asiakkaat, puhutaan joka tapauksessa erittäin suuren kokoluokan vaikutuksista.

Taloudelliset ja laadulliset hyödyt

Yleisesti ottaen jokainen työntekijä pyrkii tekemään työnsä mahdollisimman hyvin ja tehokkaasti. Ehdottaessaan hyväksi kokemiaan uusia toimintatapoja laajempaan käyttöön organisaatiossa, pystytään luomaan taloudellisia hyötyjä mm. tuottavuuden parantamisella tai säästöillä.

Saavutetut säästöt voivat olla joko ajallisia tai rahallisia, joista molemmat ovat hyvin olennaisia. Pienentyneiden kustannusten lisäksi aloitteet voivat myös lisätä tuloja, sekä parantaa laatua ja prosesseja.

Saavutetun edun pysyvyyden varmistamiseksi yhtiölle jää tyypillisesti omistus- ja hyödyntämisoikeus tehtyihin aloitteisiin. 

Hyvin organisoituna ja oikein viestittynä aloitetoiminta rakentaa sisäisen yrittäjyyden mentaliteettia ja vahvistaa työntekijöiden osallistumista.

Parannusta työtyytyväisyyteen

Aloitetoimintaa aktiivisesti edistävä yritys kommunikoi henkilöstölleen, että se arvostaa heidän luovuuttaan ja uskoo heidän kykyynsä kehittää toimivia ratkaisuja ongelmiin.

Kun työntekijä tuntee, että hänen mielipiteillään on väliä, ja, että hänen aktiivisuuttaan arvostetaan, työtyytyväisyys ja sitoutuminen kasvavat.

Parhaimmillaan aloitetoiminta johtaa positiiviseen kierteeseen, jolloin yksi pieni parannus johtaa toiseen, eivätkä ongelmat ehdi kasaantua liian suuriksi.

Kannustava ja aktiivinen aloitetoiminta parantaa myös kilpailukykyä, sillä aloitteellinen yritys pysyy valppaana ympäristön muutoksissa. Viilatessaan toimintaansa aina vain paremmaksi, saavuttaa yritys tyypillisesti kilpailuetua ohittamalla muut alansa toimijat kyseisellä osa-alueella. 

Tyypillisiä ongelmakohtia aloitetoiminnassa

Vaikka aloitetoiminnan hyödyt voivat olla mittavia, kohdataan matkan varrella usein monenlaisia ongelmia. Yleisimmistä haasteista on hyvä olla tietoinen jo valmistellessaan aloitetoiminnan käynnistämistä. Osa niistä voidaan nimittäin hyvällä valmistautumisella ratkaista jo etukäteen.

Välinpitämättömyys

Ehkä vakavin ongelmakohta on se, että usein aloitteentekijät kertovat pettyvänsä siihen, ettei heidän antamilleen aloitteille oikein tunnuta tekevän mitään. Tämä lannistaa halun tehdä aloitteita jatkossa ja on todennäköistä varsinkin silloin, kun järjestelmä ei ole läpinäkyvä. Aloitelaatikko toimii konkreettisena esimerkkinä asiasta: kukaan ei edes tiedä sisällä olevista aloitteista, ellei sisään muisteta kurkistaa tai jos aloitteentekijä ei muuten pidä asiasta meteliä.

On totta, että kaikkia aloitteita ei rajoitettujen resurssien puitteissa voida toteuttaa, mutta samalla on tärkeää viestiä, mitä tehdyille aloitteille tapahtuu ja miksi. Jos asialle ei tällä kertaa aiota tehdä mitään, on perustelut esitettävä myös silloin. Päätöksistä kommunikoiminen auttaa organisaatiota oppimaan ja välttämään toistamasta itseään jatkossa.

Aloitteiden edistymisen seuranta

Toinen asia, missä raportoidaan usein olevan puutteita, on aloitteiden edistymisen seuranta. Perinteisissä aloitetoimintaprosesseissa on paljon byrokratiaa ja suljettuja ovia, mikä ei ole omiaan pitämään kaikkia kiinnostuneita kartalla asioiden etenemisestä, jos sellaista ylipäätään tapahtuu.

Puutteellista yhteistyötä esiintyy myös ideoiden osallistavassa jatkokehittämisessä. Aloitteista ei heru palautetta, eikä niitä pyritä yhdessä jalostamaan toteuttamiskelpoisiksi. Toisaalta omat haasteensa mukaan tuo kysymys siitä, kenen oikeus on arvioida aloitteiden hyvyys.

Lisäksi joskus käy niin harmillisesti, että työntekijä tuntee, että häntä "rankaistaan" aloitteen tekemisestä hänen joutuessaan saattamaan ideansa maaliin yksin oman työnsä ohella. Idean esiintuomiselle ei tällöin ole riittävän kannustavia olosuhteita, koska pelkästään varsinaiset tehtävätkin vievät runsaasti aikaa.

Yrityksen koko

Isoissa yrityksissä ideoita voi olla vaikeampi saada kaikki sidosryhmät hyväksymään ideoita, vaikka mahdollisuuksia toteuttaa niitä olisi enemmän, kun taas pienissä yrityksissä aloitteet voidaan ottaa ilolla vastaan, mutta toteutus saattaa jäädä odottamaan lisäresursseja, joita harvoin ilmaantuu itsestään.

Molemmissa tilanteissa on omat haasteensa, mutta järkevällä innovaatiotoiminnalla kumpikin on ratkaistavissa.

Näin onnistut aloitetoiminnassa

Selkeä prosessi ja oikeat työkalut

Aloitetoiminnalle täytyy olla rakennettu toimiva ja selkeä prosessi. Sen kannattaa olla mahdollisimman kevyt ja kannustava, jotta kaikki ideat saadaan mukaan. Turhat välikädet voi karsia ja sen sijaan luottaa läpinäkyvyyteen: koko henkilöstön tulisi olla hyvin perillä aloitetoiminnan käytännöistä.

"Täydellisen" prosessin luominen tyhjästä on paitsi aikaa vievää, myös erittäin hankalaa, joten usein on suositeltavaa yksinkertaisesti lähteä nopeasti liikkeelle. Tällöin prosessia voi muokata sitä mukaa, kun kokemusta kertyy ja opitaan, mikä toimii ja mikä ei.

Erityisen tärkeää prosessissa ovat tarkoituksenmukaiset työkalut, sillä ne tekevät aloitetoiminnasta sujuvaa. Hyvä ja moderni työkalu mahdollistaa myös prosessimuutosten tekemisen nopeasti ja vaivattomasti, sekä auttaa sinua automatisoimaan prosessit ja toistuvat työvaiheet.

Työkalujen tulee kuitenkin olla ennenkaikkea helppokäyttöisiä, innostavia ja osallistavia, sillä liian jäykät tai vaikeaselkoiset työkalut johtavat siihen, että osallistuminen jää vaisuksi, eikä aloitteita synny. Tällöin täydellinenkään prosessi ei ole minkään arvoinen. 

Digitaalisten aloitetoiminnan työvälineiden tulisi myös olla kätevästi henkilöstön löydettävissä, esimerkiksi Microsoft Teamsissä, tai yrityksen intranetistä. Yksi mainio vaihtoehto tähän on Viima.

Avoin viestintä ja osallistava yhteistyö

Avoin viestintä saapuneista aloitteista ja niiden etenemisestä on todella oleellista, jotta osallistujat luottaisivat prosessiin. Avoimuus on eduksi myös organisaation sisäiselle suhdeverkostolle: mikäli johtoporras on avoin toimistaan, rivityöntekijäkin on alttiimpi tuomaan ehdotuksensa julki. Aloitetoiminnan työkalujen tulisikin tukea tällaista kommunikaatiota ja mahdollistaa lisäksi saavutettujen hyötyjen tehokas viestintä.

Aktiivinen vuoropuhelu mahdollistaa paremman yhteistyön aloitteiden jatkokehittämisessä. Tiimissä aloitteet jalostuvat vielä paremmiksi, sillä kukin osallistuja voi tuoda kehitystyöhön mukaan oman asiantuntemuksensa. Työvälineisiin olisi hyvä sisällyttää kätevät kommentointi- ja arviointitoiminnot tähän tarkoitukseen. Huomionarvoista on myös se, että muutosvastarinta vähenee, kun ideointiprosessiin pääse itse osallistumaan.

Tiedostettu tavoitteellisuus ja aktivoiva kannustaminen

Aloitetoiminta voidaan ottaa osaksi kaikkien toimenkuvia ja yhdistää siihen seurattavat tavoitteet. Näin jokainen kokee olevansa velvoitettu oma-aloitteisuuteen sekä kehityskohteiden etsimiseen työssään. Tavoitteiden tarkoituksena on lisätä motivaatiota ja keskittymistä, mutta niiden ei kuitenkaan tässä tapauksessa tulisi viedä liikaa huomiota varsinaisilta työtehtäviltä. Lisäksi kouluttaminen aloitetoimintaan on tärkeää, jotta kaikki ymmärtäisivät asetetut tavoitteet sekä sovitut käytännöt.

Aloitepalkinnot kannustavat henkilöstöä tavoitteisiinsa ja palkitsevat yleistä hyötyä edistävät yksilöt. Palkintoja on erilaisia aina rahallisista kertakorvauksista prosentuaalisiin osuuksiin realisoituneista tuotoista, mutta myös sosiaaliset kannustimet, kuten kiittäminen tai ihailu, voivat ohjata aloitteen tekoon. Tällaiset sisäiseen motivaatioon vetoavat palkitsemistavat ovat usein tehokkaampia kuin ulkoiset palkinnot, joten niiden suunnitteluun kannattaa kiinnittää erityistä huomiota.

Oikeanlainen ilmapiiri ja todelliset toteutusvalmiudet

Kukoistaakseen aloitetoiminta tarvitsee hedelmällisen ja rohkaisevan ilmapiirin. Toivottavia ominaisuuksia ovat esimerkiksi toisten kuunteleminen, erilaisuuden arvostaminen ja luottamuksen rakentaminen. Oikeanlaisen kulttuurin luominen edellyttää määrätietoista työtä negatiivisten vaikutteiden, kuten kateuden ja ylimielisyyden, kitkemiseksi. Yhteishengen luominen on tässä urakassa pääroolissa. Toki tarvittaessa aloitteet voidaan käsitellä myös anonyymisti.

Osa positiivista aloitekulttuuria on valmius toteuttaa aloitteita, niin ettei toiminta jäisi vain sanahelinäksi. Johdon tulee olla sitoutunut aloitetoimintaan ja osoittaa sille tarvittavat henkilötyötunnit sekä budjetti. Yleensä viimeistään muutaman onnistuneen toteutuksen jälkeen ymmärretään aloitetoiminnan tärkeys. Kun koko organisaation tietoisuuteen tulee menestyksekkäästi toteutuneita aloitteita, kasvaa jokaisen houkutus osallistua aloitetoimintaan myös itse.

Aloitetoiminta osaksi jokaisen yrityksen arkea

Aloitetoiminnan voidaan katsoa olevan kiinteä osa jatkuvan parantamisen ideologiaa. Onnistuessaan se tuottaa taloudellisia etuja, lisää henkilöstön sitoutumista, sekä auttaa kilpailussa menestymisessä.

Jokaisen yrityksen kannattaisikin pyrkiä ottamaan aloitetoiminta kiinteäksi osaksi toimintaansa, jotta se pystyisi hyödyntämään koko organisaation ajatukset aina ruohonjuuritasolta lähtien.

Näin saatavien aloitteiden kirjo on laaja, esimerkiksi:

• tuotantoprosessien optimointia
• asiakaspalautteen huomioimista
• työhyvinvoinnin parantamista 
• ja joissain tapauksissa jopa strategisia avauksia

Aloitetoiminnan onnistumiseksi on ensinnäkin luotava selkeä prosessi, jossa on käytössä oikeanlaiset työkalut.

Toiseksi, aloitteista viestimisen tulisi olla avointa ja niitä olisi hyvä kehittää yhteistyössä muitakin kuin aloitteen tekijää osallistaen.

Lisäksi jokaisen tulisi tiedostaa aloitetoiminnalle asetetut tavoitteet, joihin myös kannustettaisiin aktiivisesti. Lopulta onnistumisen kannalta olennaista on oikeanlainen ilmapiiri sekä valmius oikeasti toteuttaa aloitteita.

Parhaimmillaan ideoiden ja hyvien toimintatapojen jakamiseen tarkoitettu alusta luo avointa keskustelua, yleistä kiinnostusta ja rohkaisevaa kannustusta aloitetoiminnan ympärille. Oleellista organisatorisen oppimisen kannalta on tiedon jakaminen, sillä ilman laajaa tietoisuutta monet mahdolliset kehityskohteet jäävät sille tielleen.

Pienetkin aloitteiden purot muodostavat lopulta suuren parannusten virran: ota rohkeasti itse ensimmäinen askel aloitetoiminnan kehittämiseksi organisaatiossasi.

Viima on maailman laajimmin käytetty aloitetoiminnan ja innovaatioidenhallinnan työkalu, joka on käytössä jo yli 20000 organisaatiossa. Mikäli haluat kuulla lisää työkalusta, tai siitä miten asiakkaamme ovat onnistuneet aloitetoiminnassa, ota meihin yhteyttä!