Introduktion
Fördelarna med högt medarbetarengagemang är i dagsläget välkända för de flesta. Frågan blir således varför så många har problem med att få ut alla dessa fördelar och ta vara på den enorma potential som finns? Vår erfarenhet visar att det ofta handlar om hur organisationer tar sig an uppdraget och vilken insats som görs. De företag som lyckats bäst, har gjort medarbetarengagemang till någonting som berör alla och som finns inbakat i det dagliga arbetet för samtliga anställda. Att göra en ändring mot ett ökat engagemang är inte lätt och det krävs en gedigen insats och stort fokus för att göra det till verklighet.
Medarbetarengagemang betyder i praktiken att man bygger meningsfulla relationer till sina anställda för att öka motivationen, kvaliteten och trivseln på arbetsplatsen. Det är ett sätt att leda på, som fokuserar mer på långsiktig effektivitet än resultat på kort sikt. Målet är att skapa en kollektiv inre motivation och lojalitet mot företagets mission och varumärke (brand).
I slutändan handlar medarbetarengagemang om att kommunicera värden åt anställda genom att hantera två viktiga aspekter; hur dessa värden kommuniceras och vem som gör det. Fastän det är viktigt att ha motiverade och karismatiska personer i ledningen, är det minst lika viktigt att ha en strategisk process som styr ett systematiskt sätt att bygga medarbetarengagemang. Processens viktigaste mål på lång sikt är att skapa en plattform för anställda att växa individuellt, utan fokus på pengar, kortsiktiga lösningar eller kostnadseffektivitet.
5 viktiga steg för att bygga processen
Samtidigt som tekniker och metoder för att motivera anställda varierar från organisation till organisation, finns det några viktiga steg som de allra flesta bör ta för att bygga en fungerande plan och process. Att skapa en process för medarbetarengagemang är inte så farligt invecklat, men kräver ändå en hel del arbete. Förenklat ser dessa steg ut så här:
- Skapa förståelse för teorin bakom vad som motiverar dina anställda
- Analysera nuläget
- Sätt upp mål för den väg du vill gå
- Gör en plan för hur du tänkt skapa förändring
- Anpassa till förändringar och planera för framtiden
Den här ordningen fungerar i de allra flesta situationerna, men är givetvis endast en riktlinje och kan ändras vid behov. Låt oss nu se på varje steg skiljt för sig.
Skapa dig en förståelse för teorin
Till att börja med måste du förstå vad som egentligen bidrar till att motivera dina anställda. För att göra det måste vi titta lite närmare på hur människans undermedvetna fungerar, och vad det är som påverkar den inre motivationen.
Det kanske mest kända exemplet på detta hittar vi i Maslows behovstrappa; en hierarkisk indelning av människans basbehov som påverkar den inre motivationen. Dessa behov förklaras i en behovstrappa eller pyramid och börjar från de mest fundamentala fysiologiska behoven. Därefter kommer behov kopplat till säkerhet, gemenskap, självkänsla och till sist ligger självförverkligande högst upp i pyramiden. Prioriteringen hos oss människor går nerifrån upp i pyramiden, vilket betyder att t.ex. säkerhet och stabilitet går före självförverkligande. De som jobbar med kunskapsintensiva arbeten har ofta rätt bra koll på de flesta av basbehoven längre ner i pyramiden. Däremot tycks allt för många arbetsgivare tro att det ska räcka med bra lön för att engagera anställda.
För att faktiskt släppa loss allt engagemang och energin hos anställda och således få fram allt det som ligger bakom dörren till självförverkligande, behöver den anställda känna en känsla av gemenskap och samhörighet, samtidigt som de får känna att deras arbete uppskattas och är av betydelse för organisationen och en själv. Se till att skapa en öppen och stödande omgivning för att uppnå detta. Självförverkligande är trots allt den renaste formen av motivation och en ohämmad sådan kan leda till riktigt intressanta grejer.
Tänk på motivation så här: likt skillnaden mellan snabba och långsamma kolhydrater. De långsamma kolhydraterna håller dig energisk och välnärd länge, men effekten kommer så småningom, inte direkt. De korta kolhydraterna (typ socker) ger dig en massa energi genast, men håller inte i sig länge utan kraschar väldigt fort och gör att du måste få i dig mer och mer helatiden. Om du nu tänker dig en lång kolhydrat som en inre motivator och sockret som en yttre. Den inre motivatorn ökar motivationen så småningom och bidrar till en långsiktig effekt, medan den yttre ger en energikick som går över lika fort som den kom. Motivation på arbetsplatsen fungera med precis samma logik. Det är många gånger effektivare att fokusera på att ge positiv feedback och att inkludera anställda genom ett öppet förhållningssätt till beslutsfattande, istället för att betala en dyr skidresa eller andra kortvariga belöningar någon gång om året.
Förstå nuläget
Att kartlägga nuläget innebär en verklig insikt i var ni är som organisation just nu och vad som orsakat det. Detta bör naturligtvis göras i ett tidigt skede i processen för att undvika att spåra ut och fokusera på fel saker i ett senare skede.
Ta reda på specifika egenskaper för ditt affärsområde eller din organisationskultur. När det gäller medarbetarengagemang är egenskaperna ofta specifika och det är svårt att generalisera. Att något beror på en viss faktor i ett företag, behöver inte betyda att detsamma är sant för din organisation. När du sedan vet vilka faktorer eller egenskaper som är viktiga för er kan du bättre anpassa processen till just era omständigheter. Se på detta ur er egen organisationssynvinkel. Att ge tid åt anställda att arbeta på deras egna projekt under arbetstid kan bidra till att skapa en innovativ anda och tillväxt i en ung startup i IT branschen, men behöver inte nödvändigtvis fungera för anställda som arbetar vid ett löpande band på fabriksgolvet.
Beroende på organisationsstorlek kan kartläggning av nuläget vara en mycket tidskonsumerande uppgift, men är trots det alltid värt besväret i slutändan. Det är helt avgörande att ta reda på vad som motiverar dina anställda. Ofta är anställda olika när det gäller att motivera dem på rätt sätt. Om någon inte har alla sina fysiologiska basbehov uppfyllda i Maslows behovstrappa, betyder det att hen motiveras på ett helt annat sätt för att uppnå nivån för självförverkligande.
Att kartlägga nuläget för nivån på varje medarbetares engagemang konsumerar resurser och tar tid och tålamod, men är samtidigt nyckeln till att förstå vad som påverkar prestationsförmågan och välmående. Det underlättar också med att hålla fokus på rätt saker i processen. Då hittar du genast rätt istället för att söka en nål i en höstack.
Sätt upp mål för den väg du vill gå
Eftersom medarbetarengagemang kan vara ett rätt vagt koncept, blir det viktigt att sätta klara och tydliga mål för den riktning du vill gå i. Genom att ha tydliga mål som kan uppnås skapar du en konkret vision för vad det egentligen är du vill uppnå.
Se dock upp för att lyfta fram alla problem och lösningarna på dem som delmål. Välj istället några klara mål som du tycker har störst inverkan på ditt företag och utgå från att uppnå dem.
Tänk dig att du har ett företag inom branschen för snabbmat. Med stor sannolikhet är ditt största problem hög personalomsättning. Genom att förbättra och öka medarbetarnas välmående kunde du säkert minska på antalet anställda som kommer att byta jobb. Däremot, när det är frågan om kunskapsintensivt arbete, räcker det inte endast med en känsla av välmående hos anställda. Istället behöver du också mäta effektiviteten och kreativiteten hos dina anställda, eftersom både kvaliteten och kvantiteten påverkar lönsamheten på din verksamhet.
Gör en plan för förändring
Planen bidrar i stort till hur de värden som definierats för din organisation implementeras i verksamheten. De grundläggande byggstenarna för alla fungerande team är tillit, öppenhet, integritet och engagemang. Beroende på kultur kan det finnas ytterligare några som är viktiga, men dessa är så gott som universala i många avseenden. Att få dessa värden integrerade i verksamheten, istället för att endast fungera som några trevliga ord att ha, tar tid och tålamod.
För att klara av uppsatta mål behöver du även göra en plan för hur du tacklar de eventuella utmaningarna som fortfarande är oklara. Det kommer att hjälpa dig närmare en lösning av dem, när det väl är tid för det. Det ger dig också en tidsram för när dessa oklarheter bör vara fixade och avklarade och bidrar till förutsägbarhet och hjälp i att effektivare kunna identifiera problem som kanske kräver en kursändring av något slag. Gör som du gör med en svår mattefråga. Dela in den i bitar och lös den bit för bit.
Genom att förstå vad som motiverar dina anställda, göra en analys av nuläget och skapa en klar vision för hur organisationen bör gå till väga, gör du det lättare för dig att göra upp en verksamhetsplan som skapar resultat. Om du börjar processen med att skapa en plan för att få till stånd förändring, blir det lätt att man gör beslut utan att ha klart för sig varför man gör dem. Det i sin tur leder till en utveckling motsatt den du egentligen vill uppnå, d.v.s. högre motivation. Det finns ingen genväg till hög motivation och högt engagemang bland medarbetare, endast en rad beslut på olika nivåer i organisationen som måste tas.
Anpassa till förändringar och planera för framtiden
När allt kommer omkring handlar medarbetarengagemang om hållbar företagsutveckling, vilket alltid innebär att man systematiskt behöver sätta ner en hel del tid för att kunna uppnå förändring. Det gäller att inte vara otålig. De bästa resultaten uppnås allt som oftast genom att metodiskt och systematiskt jobba framåt, ett steg i taget.
Ju längre du kommer i processen, desto mer kommer dina anställda att aktivera sig och bli en del av förändringen. Att anpassas till förändringen är viktigt för att få ut all nytta av den plan som satts i rörelse. Både processen själv och målsättningarna måste anpassas efterhand som processen går vidare och utvecklas. Det är bra att ta sig tiden att med jämna mellanrum se över processen som helhet och fundera kring vad som ändrats och hur förändringarna tagits emot av anställda. Det kan t.ex. utföras genom att diskutera kvartalsvis med chefer och se ifall de märkt av någon förändring i motivation och beteende hos anställda. Detta kan vara ett bra sätt att i ett tidigt skede se hur förändringen löper och hur man måste anpassa processen så att utvecklingen fortsätter i rätt riktning.
Pixar
Pixar är ett fantastiskt exempel på hur engagerade medarbetare har skapat ett fungerande företag och en kultur som är värd att ta idéer från. Genom ett öppet och systematiskt sätt att tackla de utmaningar som stör innovationsflödet, har Pixar skapat en kultur där anställda är fria från rädslor och har kapaciteten att verkligen utforska sig själv och sina egna gränser. På det sätter har företaget kunnat göra självförverkligande möjligt på alla nivåer hos de anställda. För att ge en bild av hur det egentligen har gått till ska vi ta en närmare titt på något som Pixar kallar
”Notes Day”. Notes Day är ett årligt tillfälle där allas gemensamma fokus ligger på att utveckla och förbättra företagets generella arbetssätt.
Efter konstant minskning i budgeten för produktion, ökade pressen på Pixar som var kända för att ta fram den ena lyckade filmen efter den andra. Situationen hade till slut gjort att kulturen på Pixar blev påverkad av en rädsla för misslyckande, eller snarare för att inte kunna hålla takten uppe. Cheferna på Pixar anpassade därmed processen efter situationen.
Cheferna bestämde att det behövs en dag då alla kan bidra med idéer för hur företaget kan bli mer kostnadseffektivt. Detta görs i grupper och anställda har en timme tid att fundera ”out-of-the-box”, för att komma på bra idéer. Beslutet gjordes att inte leda anställda genom att gå in och besluta om varje liten detalj för enskilda medarbetare, utan genom att låta en öppen omgivning och diskussion bidra till nya insikter och innovativa idéer.
Med andra ord ger man friheten åt anställda att själva ha möjlighet att tackla de utmaningar man har och vara en del av innovationskraften. Cheferna på Pixar visste att det krävdes stora förändringar för att verkligen kunna minska på deras budget och utgifter och att det aldrig hade varit möjligt utan en s.k. ”top-down approach”, där anställda aktiveras för att nå uppsatta mål. Initiativet ledde inte bara till en mängd nya idéer för kostnadseffektivitet, utan också till att medarbetarna återfick känslan av sammanhang, gemenskap och att få vara med och påverka.
Pixars Note Day är ett bra exempel på hur man kan engagera anställda i företagets utveckling. Någon kan tycka att ett liknande projekt är för riskfyllt, eftersom det kräver en hel dag av samtliga anställda, en stor kostnad med andra ord och ett resultat som är minst sagt okänt och så gott som omöjligt att förutspå. Företaget såg dock värdet av att investera i medarbetarna och en långsiktig hållbar utveckling, likt denna. Resultatet kan vi alla se idag.
Några sista tankar
Fokusera inte på att ta fram förändring med våld, utan arbeta istället systematiskt genom att involvera den allra viktigaste resursen i företaget; de anställda. Utred hur individerna fungerar och vad som hjälper dem att blomma ut och arbeta fördomsfritt och utan rädsla för misstag. Medarbetarengagemang handlar inte om att manipulera eller öka prestanda, utan om att ta fram en förståelse för individen.
Sätt dig i de anställdas skor och ta reda på var skon klämmer. Genom en djupgående analys har du mycket bättre förutsättningar för att systematiskt binda företaget till processen, vilket kommer att leda till bestående förändring i både attityd och lojalitet.
Låt inte det till synes enorma projektet skrämma dig. Det kommer naturligtvis att ta tid, men du är inte ensam. Fokusera på att involvera mellancheferna så väl som möjligt, för att verkligen sälja in idén om förändring och få den viktigaste länken i förändringen att arbeta för en positiv utveckling. Det är trots allt de, som påverkar engagemanget hos deras respektive team mest.
