Introduktion
Mellancheferna är anses ofta ha en central roll när det gäller kommunikationsflödet i organisationer. Därför är de även viktiga i innovationsarbetet och kan antingen agera flaskhalsar eller i bästa fall skapa en fantastisk miljö för innovation och idéflöde.
I det här inlägget diskuterar vi mellancheferna som en slags kontaktyta mellan den ”yttre” och synliga delen av organisationen, och ledningen. De som har mandat att agera som beslutsfattare, arbetar under ledningen, men som samtidigt har daglig kontakt till den delen av organisationen som jobbar utåt, mot kunderna och med det dagliga arbetet på marknaden. Deras ansvar är att säkerställa att rätt saker görs i organisationen, enligt uppsatta mål. Innovation, kommer här att behandlas som hållbar innovation (eng. sustaining innovation), antingen radikal eller inkrementell.
Mellancheferna är, som jag redan poängterat, ofta de som agerar flaskhalsar när det kommer till innovationsarbete. De gör det eftersom de kontrollerar idéflödet, d.v.s. vilka idéer som förs vidare och vidareutvecklas och vilka som inte gör det. Vi tittar här närmare på vilka utmaningar mellancheferna står inför och avslutar med några tips om hur de kan lösas.
Hur kan du använda din kunskap om organisationens hierarki och dynamik för att ta innovationskraften i din organisation till nya höjder?
En dag som chef
Så hur ser en dag ut för en chef?
Vi tar Alex som ett exempel. Alex jobbar som chef i en större bank. Hon ansvarar för 25 anställda som alla jobbar inom bankens ”yttre” funktioner, d.v.s. med arbetet utåt mot kunderna. Alla 25 anställda rapporterar till Alex, vilket innebär att hon bör ta varje anställd i beaktande personligen och dessutom se till att deras uppgifter sköts enligt plan. Vissa dagar betyder det att Alex inte hinner göra något annat än att hjälpa någon eller flera av de hon ansvarar för, ofta samtidigt och med olika utmaningar. Andra dagar räcker det att hon är tillgänglig, medan arbetet löper på utan större ingrepp från hennes sida och hon kan koncentrera sig på andra prioriteringar.
Oberoende, så har Alex ofta för många olika uppgifter och det är mer en regel än undantag att hon har mer på sitt bord än hon hinner ta itu med. När det kommer till hennes anställda betyder det allt som oftast att hon måste prioritera kortsiktiga mål och andra centrala arbetsuppgifter framför innovation.
Alex själv rapporterar till avdelningschefen, som vill ha rapporter och utredningar över aktuella projekt och målsättningar och det är här hennes arbete bli riktigt ansträngande. Att ansvara för 25 medarbetare betyder inte bara att hon förväntas hjälpa dem i sitt dagliga arbete, utan det betyder också att deras prestationer, bra eller dåliga, är på hennes ansvar. Det är Alex som skall ha koll på att deras arbete blir gjort på bästa sätt och att ingen viktig information kommer bort. Det är ingen lätt uppgift då hon samtidigt känner pressen av att hålla koll på sina egna tidtabeller och uppgifter mot hennes chefer. Hon har helt enkelt inte tid att lyssna till alla bra idéer från hennes medarbetare och känner att hon går miste om värdefull insikt och potentiella idéer till positiv utveckling.
Precis som i fallet med Alex, tenderar mellanchefer att ha en viktig position när det gäller innovationsarbetet, eftersom de ofta är de som i verkligheten ansvarar för implementering och kommunikation av både idéer och förslag från medarbetarna till ledningen och också beslut åt det motsatta hållet. Alla organisationer har potential när det kommer till idéskapande och utveckling. Frågan är bara hur den potentialen tas till vara på bästa sätt?
Chefens roll i innovationsarbetet
Anställda har ofta värdefull insikt i idéer inom deras respektive ansvarsområden, men också ofta om sånt som berör organisationen i stort. Ett vanligt problem med dessa idéer är att de allt för sällan får uppmärksamhet eller att de blir bortglömda eftersom det inte riktigt finns någon som skulle ta hand om dem. Mellanchefer är livsviktiga i just det här avseendet, eftersom endast de idéer som de tycker att är bäst går vidare till ledningen eller beslutsfattarna, och de idéer de inte tycker om förkastas. Problemet här är ju det, som du säkert kunde räkna ut, att cheferna inte alltid har resurser eller kunskap att verkligen bedöma en idé och dess potential för organisationen. Alla ”råa” idéer som kan verka ointressanta vid första inblick, kanske de facto inte är det.
Andra gånger kanske det helt enkelt inte är rätt tid att utveckla eller implementera en idé, ifall organisationen är mitt uppe i omstruktureringar eller annan strategiskt viktig verksamhet. Det blir därför viktigt att alla idéer arkiveras och sparas någonstans så att de sedan kan tas upp vid rätt tillfälle igen. Man måste komma ihåg att idéér lever, utvecklas och tar nya former genom att många tar del av dem. Genom att lyfta fram idéer och hålla dem synliga bidrar du även till kunskapsöverföring samtidigt som alla inblandade lär sig kritiskt tänkande och utvecklar sinne för vad organisationen behöver. Att inte ha möjlighet att utnyttja alla dessa positiva effekter av att ha ett fungerande arbetssätt och hantering av idéer, leder till att organisationen inte har möjligheten att utvecklas eller uppnå sin fulla potential när det gäller innovation.
Vikten av att dela ansvar
Det är ändå värt att poängtera här, att chefer inte alls alltid är de som stoppar all innovativ anda och kultur, och det är också centralt att ha förmågan att filtrera information, också när det kommer till idéutveckling och innovation. Det skulle absolut inte vara effektivt för chefer att använda varenda lediga minut till att gå igenom alla idéer och förslag som kommer in. Att kunna delegera ansvar är mycket viktigt och det ger möjligheten att ta fram mer tid för den övre ledningen. Tyvärr leder delegering av ansvar till att det uppstår fler potentiella flaskhalsar i processen. För att lösa den utmaningen är det förnuftigt att låta informationen nå fler än bara några få i organisationen. De bör också finnas flera kanaler för kommunikation för att hjälpa till med detta.
Chefer måste ta itu med många olika utmaningar dagligen. Trots allt, har chefer ansvar för såväl verksamhet som har med effektiv ledning av anställda att göra, men också för problem och utmaningar som direkt har med de anställdas arbeten att göra mot kunder. För att kunna säkerställa ett effektivt informationsflöde i chefens fullspäckade tidtabell krävs en djup insikt i hur organisationen fungerar.
Hinder för innovation
Låt oss fundera på Alex igen. Hon har insett att hon fungerar som en flaskhals för innovationsflödet i hennes team och företag, oberoende hur hårt eller hur mycket hon arbetar. Ett av hennes stora orosmoment är att hon inte kan ta vara på all den kunskap och alla idéer som kommer från hennes anställda. Hon förstår också att idéskaparens position i organisationen inte alls nödvändigtvis spelar någon roll för hur bra eller värdefull en idé kan vara. De anställdas långa erfarenhet inom verksamheten betyder att det finns stor potential och en enorm mängd förslag på förbättringar som företaget kan gynnas av. Alex har kommit fram till att hon omöjligtvis kan hantera all information ensam och att föra fram idéer till ledningen utan utförlig analys skulle vara dumt.
Precis som för Alex, är problemet med tid och resurser vanligt för chefer som också ansvarar för idéutveckling och innovationsarbete. För att vara säker på att inga idéer går förlorade, måste det finnas möjligheten att hantera dessa på ett sätt som gynnar företaget och skapar förutsättningar för effektiv utveckling av idéer och förslag. Genom en klarare bild av olika typer av idéer och deras utvecklingsstadie, blir analysen och beslutsfattandet enklare, samtidigt som det ger möjligheten att utse ansvarspersoner med rätt kunskap för varje idé.
För att Alex ska kunna hantera alla idéer och förslag inser hon att det behövs ett idéhanteringsverktyg, ett sätt att enkelt samla idéer på ett och samma ställe. Det innebär naturligtvis inte att hennes ansvar försvinner eller att verktyget skulle göra allt arbete för henne. Alex insatser behövs fortfarande för att skapa en process runt verktyget och för att få igång en fungerande process behöver hon kunna motivera anställda att delta och medverka i utvecklingen av idéer och förslag. Hon behöver också veta vad som får de anställda att engageras och tycka att deras insatser verkligen är viktiga. Här har hon en fördel i och med att hon känner till sina medarbetare väl eftersom hon arbetat med dem under en längre tid.
Hur kan man minska på flaskhalseffekten?
Som vi konstaterat kan det finnas flera anledningar till att mellanchefer ofta blir flaskhalsar i innovationsarbetet. Det kan bero på att de inte har tillräckliga kunskaper i att motivera anställda i innovations- och idéskapande eller att de, ofta utan att de ens själva förstå det, fungerar som en vägg för informationsflödet. Det måste finnas fungerande kanaler för att kommunicera och dela idéer och förslag på ett effektivt sätt. Att skapa och upprätthålla dessa kanaler är således en viktig uppgift för mellanchefer som dessutom också bör skapa en positiv kultur kring innovation och informationsflöde. Ingen enkel uppgift.
Att motivera medarbetare att verkligen föra fram och ta upp utmaningar och problem de stöter på i deras dagliga arbete och arbetssätt är viktigt för att få fram alla idéer. Att skapa en öppen, engagerande och delaktig kultur som genomsyrar hela avdelningen, och i bästa fall hela företaget, är nyckeln till framgång. Högre motivation hos medarbetare leder till högre engagemang och en vilja att dela med sig av sin kunskap till andra. Avstå därför från att skjuta ner eller förhindra någon idé. Människor har en tendens att dra slutsatser och läsa underförstådda meddelanden, även om de inte är avsedda. Att vara selektiv i idéskapandeprocessen skapar därför en negativ känsla och leder till en utveckling motsatt den du försöker uppnå. Lyft istället fram frågor kring idéerna och hjälp medarbetarna att tänka kritiskt så att de själva inser att idéerna eller förslagen bör utvecklas vidare innan de kan implementeras i verksamheten. Skapa en känsla av att ”inga idéer är dumma idéer”, men att de ofta krävs systematisk vidareutveckling av dem.
Om cheferna verkar vara problemet när det gäller informationsflödet, måste fokus ligga på att hitta olika sätt att hantera deras arbetsmängd. Vid snabb åtanke finns det åtminstone tre sätt som chefer kan utvecklas på. Först och främst måste de se till att idéflödet är transparent och fungerar utan chefens konstanta medverkan. För det andra måste de anställda utmanas att ta ansvar för att tillsammans vidareutveckla idéer och organisationen som helhet. För det tredje krävs ett mer ”coachande” arbetssätt där chefen hjälper de anställda att själva fundera kring hur idéerna bäst kunde utvecklas och vad förslagen egentligen löser för problem. Det är förstås också viktigt att de anställda ges resurser att utveckla sig själva och sin fulla potential.
För att göra det här möjligt krävs ett rätt verktyg. Verktyget bör utvecklat så att det tar i beaktande dessa flaskhalsar och verkar för att underlätta idéflödet. Det är extremt viktigt att verktyget har egenskaper som gör det möjligt att kommunicera både uppåt och nedåt i organisationen, d.v.s. både mot cheferna och från cheferna neråt mot idéskaparna, i det här fallet. Att kunna kommunicera är viktigt och att kunna ge och få feedback är nästan ännu viktigare. Konstant kommunikation som dessutom är öppen, bidrar till aktivitet hos alla inblandade och upprätthåller motivationen att delta. Det skapar också en känsla av att det man gör har en betydelse och att det finna någon eller flera i organisationen som ”ser” dig och som anser att dina åsikter och din insikt är viktig. Om verktyget är för invecklat eller svårt att använda, kommer detta aldrig att uppnås. Kom därför ihåg att fundera extra noga kring valet av rätt innovationsverktyg och se till att du har möjligheten att prova verktyget innan du tar i bruk det i hela organisationen.
Från flaskhals till facilitator - Alex nycklar till framgång
Hur kan Alex utvecklas i sin position?
Under Alex normala arbetsdagar går största delen av tiden till att arbeta med uppgifter som redan i sig tar upp nästan all tid. För Alex känns det som att hon inte har tid med några extra uppgifter, så som t.ex. innovation, eftersom det skulle betyda att hon måste välja det framför andra uppgifter som har högre prioritet.
Hon önskar att hon kunde samla in, kategorisera, utveckla och till sist föra bra idéer och förbättringsförslag vidare till sina chefer. Metoden ska helst vara enkel och så långt automatiserad som möjligt, eftersom hon inte har tid att se över processen varje dag. Hon inser samtidigt att hon behöver motivera sina medarbetare att använda verktyget som hon möjligen ser att kunde lösa hennes problem. Det tar i sin tur igen tid, tid som hon konstaterat att hon inte har tillräckligt av. Hon vet också att viktiga komponenter i högt medarbetarengagemang är öppenhet och förtroende, vilket behöver byggas upp genom att ha all viktigt information till hands för sina medarbetare och ge dem resurser att självständigt arbeta med idéskapande och innovation. Alex måste också förstå vikten av att låta medarbetarna bolla idéer och fundera kring nya lösningar, också om sådant som Alex känner att hon redan är expert på. Att försöka ta avstånd och vara öppen för nya idéer också på sådana områden kan leda till nya innovationer även där. Det kan ofta kännas svårt för en chef, eftersom det känns som att man redan vet det mesta och har hittat ett effektivt arbetssätt som fungerar, men det är värt att prova och kan i bästa fall ge ny kunskap även åt chefen.
Ett digitalt idéhanteringsverktyg?
Alex går tillbaka till sitt bord och funderar närmare kring vad det är hon vill få gjort. Efter att hon presenterat det för sin chef, får hon grönt ljus och kan börja ta reda på vilket verktyg som skulle passa bäst för att få igång ett aktivt idéflöde som är lätt att hantera och engagerar så många i personalen som möjligt.
Efter att ha provat några olika varianter, besluter hon sig för att ta i bruk ett digitalt idéhanteringsverktyg. Verktyget hjälper att ta med de rätta personerna i idéutvecklingen och stöder samtidigt en öppen och delaktig kultur kring innovation. Verktyget kan användas inom hela organisationen och bidrar därför till kunskapsflöde över organisationsgränser och utveckling av flera anställda med olika bakgrund och olika expertis.
Något som Alex också anser viktigt är att det, som stöd för verktyget, finns en fungerande idéhanteringsprocess. Ett systematiskt sätt att ta fram, utveckla och implementera idéer hjälper med att hitta de bästa och effektivaste lösningarna på företagets problem.
Att ta fram ett nytt verktyg är inte lätt och att bara informera om att det finns ett sådant, räcker inte långt. Eftersom Alex känner sina anställda väl kan hon lättare påverka och hjälpa dem att komma igång på rätt sätt. Hon bestämmer sig ändå att också införa en extra morot och ett sätt att belöna aktivitet. Hon säkerställer därför att medarbetarna uppmärksammas för aktivt deltagande genom att se till att verktyget har en funktion där aktiva idéskapare och idéutvecklare lyfts fram. Hon ville också att anställda får en chans att ansvara för implementationen av sin egna idé, ifall att den får grönt ljus av ledningen.
Precis som för Alex, bör din uppgift när det kommer till innovationsarbete vara att hjälpa och stöda ett fritt kunskapsflöde och att inte agera som flaskhals för information i organisationen. Att göra det enkelt för personal att dela kunskap och idéer med varandra är nyckeln till framgång. En av chefens viktigaste uppgifter är trots allt att skapa en omgivning för anställda där de har möjlighet att växa och lära sig av varandra.
Det är omöjligt att göra allting själv. Fundera därför på hur du enklast och effektivast kan skapa en sådan omgivning, utan att själv behöva arbeta dygnet runt. En bra början är att ta i bruk ett fungerande innovationsverktyg som möjliggör detta och automatiserar en del av idéutvecklingen och informationsflödet.
Fråga dig själv:
Är du en flaskhals eller en "facilitator" för ditt företags innovation?
